Impensa

Kvitteringen skal ikke bo i jakkelommen.

Medlemmet tager et billede af bonen ved kassen og sender udlægget til projektet. Projektejeren godkender trin for trin, og kassereren betaler alle på én gang.

Opret jeres organisation Følg et udlæg fra bon til konto

FDF og FDF landslejr bruger allerede Impensa til deres udlæg.

Udlæg fra Mette Kladde
Beskrivelse
Kaffe og kringle til arbejdsdagen
Projekt
Arbejdsdag i klubhuset
Beløb
186,50 kr.
sendt, før hun nåede bilen

Kender I det? Bonen fra Brugsen ligger i en jakkelomme til marts. Ingen kan huske, om der var 38 eller 48 kilometer til stævnet, eller hvad kilometertaksten er i år. Og kassereren sidder søndag aften med en skoæske og taster kontonumre af fra mails, der hedder »Re: Re: udlæg?«.

Sådan går det, når udlægget i stedet ligger i Impensa. Vi følger ét udlæg fra Mette, der lægger ud, over Jonas, der godkender, til Kirsten, der betaler.

Mette lægger ud.

Hun køber kaffe og kringle til arbejdsdagen og kører efter maling. Bonen og køreturen kommer i det samme udlæg, og det er sendt, før hun er hjemme.

Bonen er gemt

Tag et billede af bonen

Billedet følger med udlægget hele vejen til revisoren. Papiret må gerne blive væk bagefter.

FraKlubhuset, Engvej 4

TilByggemarkedet, Silkeborg

Tur/retur
46,8 km
Statens takst pr. km
3,81 kr.
Kørselsgodtgørelse
178,31 kr.

Skriv, hvor turen gik hen

Adresserne foreslår sig selv, afstanden bliver regnet ud, og statens kilometertakst bliver ganget på.

Mettes udlæg

Kladde
  • Kaffe og kringle Bon fra Brugsen186,50 kr.
  • Kørsel, 46,8 km Klubhuset – Byggemarkedet178,31 kr.
Hvilket projekt skal betale?

I alt 364,81 kr.

Jonas godkender.

Jonas står for arbejdsdagen, og han er ikke revisor. »Let bogføring« tager ham igennem udlægget i tre trin: kig det igennem, vælg konto, godkend.

Udlæg fra Mette til Arbejdsdag i klubhuset

364,81 kr.

Sendt
  1. Kig igennem
  2. Vælg konto
  3. Godkend
  • Kaffe og kringle Billede af bonen vedhæftet186,50 kr.
  • Kørsel, 46,8 km Klubhuset – Byggemarkedet, 3,81 kr. pr. km178,31 kr.

Kontoplanen er jeres egen. Vælg den konto, linjen hører til.

  • Kaffe og kringle1310 Forplejning
  • Kørsel, 46,8 km1420 Kørsel

To linjer, begge med konto. Mette får en mail, når du godkender, og udlægget går videre til kassereren.

Kirsten betaler.

Når udlæggene er godkendt, ligger de klar hos kassereren med navn, kontonummer og beløb. Kirsten laver én betalingsfil, læser den ind i netbanken, og alle får deres penge.

Klar til betaling

Godkendt
  • Mette H.•••• 5678364,81
  • Anders L.•••• 22101.240,00
  • Sofie K.•••• 9034418,25
  • Bo N.•••• 778196,00

4 udlæg2.119,06 kr.

Det, Kirsten kan hente ud

  • Et bilag pr. udlæg med kvitteringer og kontering. Klar til mappen eller revisoren.

  • Betalingsfilen, som netbanken læser ind. Ingen kontonumre at taste af.

  • De konterede linjer, klar til at lægge ind i jeres bogføring.

  • Alle kvitteringer i én fil. Skoæsken kan gå til genbrug.

Mette behøver aldrig at spørge.

Hver gang udlægget flytter sig, får hun en mail. Så ved hun, hvor det er, og ingen skal rykke nogen.

Navne og kommentarer følger udlægget hele vejen, også Jonas’ tak for kringlen. Papirarbejdet forsvinder, foreningen gør ikke.

  1. Dit udlæg er sendt til Arbejdsdag i klubhuset

    Sendt

  2. Jonas har sendt dit udlæg tilbage: »Hvilken dag var køreturen?«

    Sendt tilbage

  3. Jonas har godkendt dit udlæg

    Godkendt

  4. 364,81 kr. er på vej til din konto

    Betalt

Kom indenfor, og bliv lidt.

Så har kvitteringerne et sted at gå hen, og kassereren får søndagene tilbage. Sådan kommer I i gang:

  1. Opret organisationen

    Giv den et navn, og læg jeres kontoplan og de konti, I bogfører på, ind.

  2. Invitér medlemmerne

    De får en mail, laver deres profil og kan sende et udlæg med det samme.

  3. Lav jeres første projekt

    Arbejdsdagen, sommerlejren eller bestyrelsen. Giv det en projektejer, så ved udlæggene, hvem der godkender.

Opret jeres organisation